La elaboración y propuesta del presente documento responde a la necesidad de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Mediante este manual Fundación Red como Responsable del Tratamiento, está capacitado para demostrar a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio que se han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones de la ley y el principio de responsabilidad demostrada.
Conforme a lo anterior los Responsables del Tratamiento, deberán suministrar a la Superintendencia de Industria y Comercio una descripción de los procedimientos usados para la recolección de los datos personales, como también la descripción de las finalidades para las cuales esta información es recolectada. Igualmente suministrar evidencia sobre la implementación de las medidas de seguridad adoptadas e inscribir las bases de datos de la Entidad en el Registro Nacional de Bases de Datos, aportando las políticas de tratamiento de la información.
El derecho a la protección de datos personales dota al titular de diferentes opciones que van desde el derecho a saber quién conserva los datos personales, los usos a los que se están sometiendo los mismos, hasta la definición de quién tiene la posibilidad de consultarlos. La ley les atribuye incluso el poder de oponerse a esa posesión y utilización.
La Ley 1581 de 2012 desarrolla una serie de garantías e instrumentos diseñados para garantizar la vigencia del referido derecho fundamental. En este contexto, el objeto de este manual consiste en cubrir dichas garantías e instrumentos teniendo en cuenta nuestra condición de responsables del tratamiento de datos personales.
Este manual permite instrumentar cambios organizativos importantes para ajustar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales a las disposiciones de la Ley.
El manual incluye los aspectos básicos de índole normativa.
ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en la Constitución Política y la Ley 1581 de 2012.
ARTICULO 2. AMBITO DE APLICACIÓN. Este manual se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje Fundación Red.
ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS. Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos que maneja la compañía, y que están registradas de conformidad con lo dispuesto en la Ley.
ARTÍCULO 4. OBJETO. Por medio del presente manual se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza Fundación Red.
ARTÍCULO 5. DEFINICIONES. Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente manual y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 se entiende por:
ARTÍCULO 6. PRINCIPIOS. Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por Fundación Red en los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales.
ARTÍCULO 7. AUTORIZACIÓN. La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de Fundación Red requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.
ARTÍCULO 8. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.
Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos. Lo anterior con el fin que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales:
ARTÍCULO 9. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. Fundación Red adoptará las medidas necesarias para mantener registros de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
ARTÍCULO 10. AVISO DE PRIVACIDAD: El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
ARTÍCULO 11. CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD. El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:
ARTÍCULO 12. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
ARTICULO 13. DEBERES DE LOS RESPONSABLES. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes:
ARTICULO 14. DEBERES DE LOS ENCARGADOS.
ARTÍCULO 15. DEBERES DE FUNDACION RED EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. Fundación Red tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Fundación Red se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:
ARTÍCULO 16. DERECHO DE ACCESO. El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, Fundación Red debe garantizar al titular su derecho de acceso:
ARTÍCULO 17. CONSULTAS. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, Fundación Red garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
ARTÍCULO 18. RECLAMOS. De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra Fundación Red, éste dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.
ARTÍCULO 19. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS. En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a Fundación Red la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.
Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe contener, como mínimo, la siguiente información:
PARÁGRAFO PRIMERO. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS.
Fundación Red tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
PARÁGRAFO SEGUNDO. SUPRESIÓN DE DATOS.
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Fundación Red la supresión de sus datos personales cuando:
Así las cosas esta supresión implica la inactividad total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Fundación Red, así como en los documentos físicos. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
ARTÍCULO 20. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, Fundación Red deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que Fundación Red deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado o comerciales. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
Por lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial e indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.
Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato o por disposición legal no podrá ser revocado.
Los mecanismos o procedimientos que Fundación Red establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
ARTÍCULO 21. MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, Fundación Red adoptara las medidas técnicas, humanas, tecnológicas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Para ello cuenta con una política de seguridad de la información.
ARTÍCULO 22. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD. Fundación Red mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.
El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:
ARTÍCULO 23. Fundación Red designa al área Jurídica, para cumplir con la función de protección de datos personales. Dando trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012.
PARAGRAFO PRIMERO. Para dar cumplimiento a lo dispuesto en la presente cláusula lo expuesto se hará con el apoyo de las áreas que estén vinculadas con la información, sobre la cual se pretende la reclamación.
PARAGRAFO SEGUNDO. Para tal efecto cada área designará un responsable del tema de protección de datos, quien atenderá las reclamaciones de los titulares de la información, los requerimientos de la SIC y las visitas de la SIC.
ARTÍCULO 24. Con el compromiso de la Alta Gerencia se ha generado una cultura de respeto a la protección de los datos personales, estableciendo responsabilidades para todas las áreas de la organización, respecto de la recopilación, tratamiento y almacenamiento de datos.
ARTÍCULO 25. Con el objeto de hacer seguimiento al proceso de implementación de la Ley de Protección de Datos se llevarán a cabo auditorías a las diferentes áreas de la Compañía que permitan verificar la correcta aplicación de la ley.
ARTÍCULO 26. La Compañía ha implementado medidas de seguridad que cumplen con la ley de protección de datos y cuenta con la autorización de datos personales para registro de videos y registros fotográficos.
ARTÍCULO 27. CLÁUSULAS Y TEXTOS LEGALES INFORMATIVOS. En cumplimiento de la ley estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios Fundación Red debe aplicar todos los principios y garantizar los derechos en el tratamiento de los datos personales.
ARTICULO 28. VIGENCIA. El presente Manual es de obligatorio cumplimiento para todos los empleados de Fundación Red y quien no atienda las instrucciones y requerimientos del Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales así como las estipulaciones del presente Manual se constituirá como falta laboral y será objeto de sanciones.
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